Die kritischen Erfolgsfaktoren beschreiben jene Maßnahmen für Ihr Projekt oder Unternehmen, die unmittelbar mit dessen Erfolg in Verbindung stehen. Wenn Sie die KEFs strukturiert erarbeiten und laufend im Unternehmen kommunizieren, werden Sie fokussierter arbeiten, die Verschwendung von Ressourcen vermeiden und dringende Aufgaben von wichtigen unterscheiden lernen. So stellen Sie sicher, dass Ihr Team die gemeinsam formulierten Unternehmens- oder Projektziele nicht aus den Augen verliert und auch erreicht.
Im täglichen Geschäftsleben müssen wir laufend wichtige Entscheidungen treffen. Da kann es schon passieren, dass
man den Wald vor all den Bäumen nicht mehr sieht und die wesentlichen Faktoren für den Erfolg aus den Augen verliert.

Genau in dieser Situation kann die Konzentration auf die Kritischen Erfolgsfaktoren (KEF) oft den Gordischen Knoten lösen. Die KEF bestimmen jene Aktivitäten, die Sie unbedingt durchführen müssen, um in einem Projekt oder mit Ihrem Unternehmen Erfolg zu haben.

Über das Festlegen der KEF erhalten Sie einen Bezugspunkt, eine Referenzgröße über die Sie Ihr Team steuern und Ihren Erfolg messen können. Die kritischen Erfolgsfaktoren sind die wichtigsten Maßnahmen oder Ziele für Ihr Team, die erreicht werden müssen.

Dieser Ansatz wurde erstmals von R. Donald Daniel in den sechziger Jahren vorgestellt und wurde 10 Jahre später von John R. Rockart (MIT) ausgebaut und verbreitet. Seitdem wird dieser Ansatz von Unternehmen angewendet, um Strategien und Projekte erfolgreich umzusetzen.

Rockart hat die Kritischen Erfolgsfaktoren wie folgt definiert:
“The limited number of areas in which results, if they are satisfactory, will ensure successful competitive performance for the organization. They are the few key areas where things must go right for the business to flourish. If results in this area are not adequate, the organizations efforts will be less than desired. The Critical Success Factors are areas of activity that should receive constant and careful attention from management.”

Die kritischen Erfolgsfaktoren sind eng mit der Mission des Projekts oder des Unternehmens und mit den strategischen Zielen desselben verbunden. Mission und Ziele fokussieren sich dabei auf Endresultate, die erreicht werden sollen. Die KEF beschäftigen sich mit den strategischen Maßnahmen, die gesetzt werden müssen, um die Resultate auch einzufahren.

Wie Sie dieses Tool verwenden. 6 Schritte zu den kritischen Erfolgsfaktoren
In der Praxis wird der Prozeß zur Erarbeitung der kritischen Erfolgsfaktoren iterativ, also schrittweise umgesetzt.
Die Mission, die strategischen Ziele und die KEF sind eng miteinander verbunden. Wenn Sie mit Ihren Formulierungen zu Beginn nicht zu 100% zufrieden, können diese im Prozeß laufend verbessert werden.

1. Schritt:
Definieren Sie die Mission Ihres Unternehmens oder Projekts sowie die strategischen Ziele.

2. Schritt:
Fragen Sie sich selbst, welche Maßnahmen zwingend erforderlich sind, um Ihre strategischen Ziele zu erreichen.
Die Antworten ergeben einen Pool aus kritischen Erfolgsfaktoren.

Um auch alle möglichen KEFs in Betracht zu ziehen gehen Sie bitte nach der KEF-Checkliste von Rockart vor.

  • Branche: KEF die sich aus den spezifischen Branchen-Charakteristika ergeben. Das sind jene Maßnahmen, die unbedingt vollzogen werden müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
  • Umwelt: KEF aus dem makroökonomischen Umfeld des Unternehmens wie zB allgemeines wirtschaftliches Umfeld, Wettbewerbs-Situation, technologische Entwicklungen
  • Positionierung: KEF, die sich aus der Positionierung des Unternehmens ergeben. (zB Hersteller von commodities vs. premiumprice Strategie)
  • Organisation: KEF, die sich aus der temporären internen Situation des Unternehmens ergeben wie zB spezielle Barrieren, Herausforderungen zB im Vertrieb, Einflüsse etc.

3. Schritt:
Bewerten Sie die Liste aller gefundenen KEFs und schränken Sie diese auf drei bis fünf KEFs ein, die Sie als absolut kritisch erachten. Im Zuge der Evaluierung der KEFs können Sie auf neue, bisher unbekannte strategische Ziele stoßen. Bitte definieren Sie falls notwendig laufend Ihre Mission und strategischen Ziele auf Basis dieser Findings.

4. Schritt:
Legen Sie sich ein System zurecht, wie Sie die Umsetzung der KEFs überprüfbar machen und den Umsetzungsstatus laufend überwachen.

5. Schritt:
Kommunizieren Sie die KEFs gemeinsam mit weiteren wesentlichen Elementen Ihrer Projektstrategie im Unternehmen.

6. Schritt:
Überwachen Sie den Fortschritt und Umsetzungsgrad Ihrer KEFs. Da die KEFs in der Regel qualitative Aussagen darstellen, (zB: der Vertrieb muss in laufendem, engem Kontakt zu Neukunden stehen.) muß von Beginn weg klar sein, wie die Umsetzung der Vorgabe gemessen werden kann.

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